Praxistipps: Content-Automation erfolgreich in Geschäftsprozesse integrieren

Wenn der Ausdruck Content-Automation fällt, denken die meisten Menschen an generative KI und automatisierte Textproduktion. Dabei geht es bei Content-Automation um viele weitere Maßnahmen, die Unternehmen dabei helfen, schneller und effizienter bessere Texte zu erstellen. 

Es gibt viele Gründe, warum es sich lohnt, Content-Automation in Geschäftsprozesse zu integrieren: Durch automatisierte Workflows lassen sich Inhalte schneller erstellen, optimieren und verbreiten. Das spart nicht nur Zeit, sondern kann zudem die Konsistenz und Markenkonformität stärken, wenn die Tools klug eingesetzt werden.

Doch wie lässt sich die Automatisierung erfolgreich in bestehende Geschäftsprozesse integrieren? Welche Herausforderungen gilt es zu bewältigen? Lohnt sich der Einsatz auch für Bereiche außerhalb des Content-Marketings? Und wie können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Inhalte trotz Automatisierung kreativ, zielgerichtet und hochwertig bleiben?

Im Folgenden erfahren Sie nützliche Praxistipps, die Unternehmen dabei helfen, Content-Automation in ihre Prozesse einzubinden und langfristig davon zu profitieren.

Was ist Content-Automation?

Content-Automation beschreibt den Einsatz von KI-gestützten Tools, um Inhalte zu generieren, zu optimieren und gezielt zu verbreiten. Dabei geht es nicht nur um die reine Produktion von Texten, sondern um die gesamte Steuerung des Content-Lifecycles. 

Unternehmen nutzen Content-Marketing-Automation beispielsweise für die Keyword-Analyse und Themenrecherche, die Optimierung von Content für Suchmaschinen, die Automatisierung von Asset- und Workflow-Management sowie für personalisierte Inhalte, die gezielt auf einzelne Zielgruppen zugeschnitten sind.

Viele moderne Unternehmen setzen bereits auf zentralen, weitgehend automatisierten Content, um ihre Prozesse zu beschleunigen und im Wettbewerb mit der Konkurrenz bestehen zu können. Dabei stehen sie jedoch häufig vor der Herausforderung, Content-Automation auf elementare Geschäftsprozesse auszudehnen und gleichzeitig Qualität und Markenidentität zu wahren.

Auch im Zeitalter der Content-Automatisierung haben qualitativ hochwertige Texte höchsten Stellenwert. Ob es sich dabei um E-Mails für die Kund*innenkommunikation, Produktbeschreibungen in Onlineshops oder informative Texte in Langform handelt – wichtig ist, dass sich Menschen angesprochen fühlen und das Vertrauen in Ihre Marke gestärkt wird.

Das bringt uns zu einer weiteren, umso wichtigeren Spielart der Content-Automation, der automatisierten Content-Governance.

Was ist automatisierte Content-Governance?

Content-Governance bedeutet, dass Inhalte bestimmten Vorgaben folgen – sei es hinsichtlich der Tonalität, Terminologie oder Verständlichkeit. Früher wurde dies oft rein manuell geprüft, was zeitaufwendig und fehleranfällig war. Heute helfen KI-gestützte Systeme bei dieser Aufgabe. Sie erkennen, wenn ein Text nicht zur Markenidentität passt, sprachliche Schwächen aufweist oder gegen unternehmensspezifische Standards verstößt.

Automatisierte Content-Governance geht noch einen Schritt weiter. Indem Sie z. B. Acrolinx in Ihre Content-Prozesse integrieren, können Sie:

• Inhalte in großen Content-Beständen regelmäßig und automatisiert prüfen – auch nach der Veröffentlichung, und ohne die Dokumente einzeln prüfen zu müssen.
• Die Prüfung in den Publikationsschritt Ihres CMS einbinden. Auf diese Weise fungiert die Software als Quality-Gate, damit schlechte Inhalte gar nicht erst veröffentlicht werden.

Besonders in regulierten Branchen wie dem Finanz- oder Gesundheitswesen ist es essenziell, dass Inhalte nicht nur gut klingen, sondern auch rechtlich korrekt sind. Aber auch in weniger regulierten Bereichen ist eine einheitliche Sprache wichtig – schließlich soll jede Botschaft das Vertrauen der Zielgruppe stärken und die Identität des Unternehmens widerspiegeln.

Eine automatisierte Content-Governance hilft dabei, Inhalte über alle Kanäle hinweg klar, verständlich und markenkonform zu halten. Anstatt sich auf manuelle Prüfungen zu verlassen, erhalten Autor*innen, Marketing-Teams und Content-Verantwortliche direkt beim Schreiben Hinweise darauf, ob ihr Text den unternehmenseigenen Standards entspricht. Das spart Zeit, reduziert Fehler und stellt sicher, dass jedes Wort sitzt – egal, ob es von einem Menschen oder einer KI verfasst wurde.

Letztlich ist eine gut funktionierende Content-Automation ohne eine starke Governance kaum denkbar. Denn Geschwindigkeit allein bringt nichts, wenn die Qualität auf der Strecke bleibt. Unternehmen, die Automatisierung richtig nutzen wollen, müssen dafür sorgen, dass ihre Inhalte nicht nur effizient produziert, sondern auch strategisch gesteuert und optimiert werden.

Die Vorteile von Content-Automation für Unternehmen

Unternehmen können in vielerlei Hinsicht von Content-Automation profitieren. Eine der größten Stärken liegt in der Entlastung des Content-Teams von monotonen Arbeiten. 

Beispiel 1: Content-Marketing-Automation 

Aufgaben wie die manuelle Themenrecherche, das Lektorat oder die Optimierung von Metadaten lassen sich automatisieren und müssen nicht mehr manuell erledigt werden. Dadurch bleibt mehr Zeit für strategische und kreative Arbeiten.

Ein weiterer Vorteil ist die bessere Skalierbarkeit von Inhalten. Unternehmen mit internationalen Zielgruppen können Inhalte schneller lokalisieren und an verschiedene Märkte anpassen. Gerade für Unternehmen, die in stark regulierten Branchen tätig sind, spielt die automatisierte Qualitätssicherung eine entscheidende Rolle. Sie stellt sicher, dass Inhalte markenkonform, rechtlich einwandfrei und stilistisch einheitlich sind.

Auch aus SEO-Sicht hat Content-Automation klare Vorteile. Durch den Einsatz von KI zur Ermittlung geeigneter Keywords und zur Themenanalyse lassen sich Inhalte gezielt optimieren, sodass sie in Suchmaschinen besser ranken. Automatisierte Analysen helfen zudem, Inhalte auf Basis von Nutzungsverhalten anzupassen und so die Relevanz zu erhöhen.

Beispiel 2: Automatisierte Content-Governance

Die reine Automatisierung von Content-Prozessen bringt nur dann den gewünschten Erfolg, wenn auch die Qualität stimmt. Genau hier setzt die automatisierte Content-Governance an. Sie sorgt dafür, dass Inhalte nicht nur effizient erstellt werden, sondern auch konsistent, verständlich und regelkonform bleiben.

Ein großes Problem vieler Unternehmen ist die mangelnde Einheitlichkeit in der Kommunikation. Gerade wenn mehrere Teams an verschiedenen Standorten oder in unterschiedlichen Sprachen Inhalte erstellen, schleichen sich schnell Inkonsistenzen ein. Automatisierte Content-Governance hilft dabei, unternehmensspezifische Styleguides, Terminologie- und Tonalitätsvorgaben systematisch durchzusetzen.

Auch in stark regulierten Branchen, wie dem Finanz- oder Gesundheitssektor, spielt eine verlässliche Governance eine entscheidende Rolle. Inhalte müssen nicht nur informativ und verständlich sein, sondern auch gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Eine manuelle Prüfung ist dabei kaum realisierbar – sie ist zu zeitaufwendig. Automatisierte Systeme erkennen rechtlich kritische Formulierungen, unklare Aussagen oder nicht zugelassene Begriffe direkt bei der Texterstellung und geben den Autor*innen gezielte Verbesserungsvorschläge.

Neben der Einhaltung von Marken- und Compliance-Vorgaben bietet eine automatisierte Content-Governance auch Optimierungsmöglichkeiten für die Lesbarkeit. KI-gestützte Prüfmechanismen analysieren beispielsweise die Satzstruktur, die Verständlichkeit eines Textes oder die Nutzung relevanter Keywords. Unternehmen können so sicherstellen, dass ihre Inhalte nicht nur stilistisch und inhaltlich hochwertig sind, sondern auch optimal auf die Zielgruppe zugeschnitten werden.

Content-Automation und automatisierte Content-Governance: Fünf Schritte zur erfolgreichen Integration in Geschäftsprozesse

Viele Führungskräfte haben bereits erkannt, wie gewinnbringend es ist, in Content-Automatisierung zu investieren. Mit verschiedenen Strategien gelingt es durch weniger notwendige manuelle Eingriffe, die Produktion, Distribution und Analyse von Inhalten effizienter zu gestalten und eine hohe Content-Qualität sicherzustellen. Wer mit der Konkurrenz mithalten will, sollte nicht nur über die Implementierung von Automatisierung nachdenken, sondern konkrete Maßnahmen ergreifen.

1. Bestehende Workflows analysieren

Bevor Unternehmen in Content-Automation-Tools investieren, sollten sie ihre aktuellen Prozesse bewerten. Ein erster Schritt ist die Analyse der bestehenden Workflows. Wo sind die größten Engpässe? Wo treten häufig Fehler oder Inkonsistenzen auf? Und welche Aufgaben nehmen besonders viel Zeit in Anspruch?

Häufig stellt sich heraus, dass viele Content-Prozesse noch zu stark auf manuelle Tätigkeiten angewiesen sind. Redakteur*innen verbringen oft Stunden mit wiederkehrenden Aufgaben, die sich mit der richtigen Automatisierungslösung deutlich effizienter gestalten lassen.

2. Die richtigen Tools für Ihre Anforderungen auswählen

Der Markt für Content-Automation-Tools ist groß, doch nicht jede Lösung passt zu jedem Unternehmen. Vor der Auswahl sollten Unternehmen definieren, welche Anforderungen sie an eine Software stellen. Wichtig ist, dass sich das Tool nahtlos in bestehende Systeme wie Content-Management-Systeme (CMS), Social-Media-Tools oder Asset- und Workflow-Management-Systeme integrieren lässt.

Ebenso sollte eine Lösung gewählt werden, die automatisierte Qualitätssicherung ermöglicht. Acrolinx beispielsweise hilft Unternehmen dabei, ihre Content-Standards einzuhalten. In Hinblick auf Content-Automation lassen sich dabei zwei Aspekte unterscheiden:

• Acrolinx stellt sicher, dass Inhalte, die z. B. mit Tools für die Marketing-Content-Automation erstellt wurden, sprachlich, stilistisch und rechtlich einwandfrei sind.
• Mit Acrolinx können Sie Content nicht nur in Ihrer Schreibumgebung über die Acrolinx Sidebar prüfen, sondern auch voll automatisiert. Das funktioniert entweder in Form eines Quality-Gates, das Sie an bestimmte Publikationsschritte knüpfen können. Oder Sie führen regelmäßige Batch-Prüfungen ganzer Content-Bestände durch, mit denen Sie auch bereits veröffentlichten Content abdecken. So lassen sich z. B. automatisierte Compliance-Prüfungen umsetzen, von denen besonders Unternehmen profitieren, die in stark regulierten Märkten wie den Life Sciences oder der Tech-Industrie tätig sind. 

3. Automatisierung und menschliche Kontrolle kombinieren

Eine der größten Ängste rund um Content-Automation ist der Verlust der Kontrolle über Content und seine Qualität – besonders, wenn generative KI mit im Spiel ist. Doch Automation bedeutet nicht, dass menschlicher Einfluss komplett entfällt. Vielmehr geht es darum, repetitive Aufgaben zu automatisieren, damit Teams sich auf hochwertige Inhalte konzentrieren können. Außerdem hilft Automation, Engpässe bei der Content-Qualitätssicherung auszugleichen.

Automation und kreative Feinabstimmung

Ein bewährtes Vorgehen ist die Kombination aus automatisierter Erstellung und menschlicher Feinabstimmung. KI kann beispielsweise Texte vorschlagen, doch die endgültige Bearbeitung und das Feintuning bleiben in der Hand der Redakteur*innen. So bleibt die Markenidentität erhalten, während gleichzeitig die Effizienz bei der Texterstellung gesteigert werden kann.

Damit Tools für die Content-Produktion die gewünschten Ergebnisse liefern, müssen sie zudem entsprechend trainiert werden. Ein starker Leitfaden und eine klare Unternehmenssprache sind ohnehin wertvolle Orientierungshilfen für Autor*innen. Geht es jedoch darum, die Verantwortung der Content-Erstellung in die automatisierten Hände eines Sprachmodells zu legen, sind sie unerlässlich. 

Automatisierte Content-QA und menschlicher Überblick

Automatisierte Systeme zur Qualitätssicherung (QA) sind essenziell, um sicherzustellen, dass Inhalte effizient erstellt und gleichzeitig markenkonform bleiben. Eine automatisierte, KI-gestützte Content-Prüfung kann Fehler, stilistische Abweichungen oder unklare Formulierungen erkennen, noch bevor ein Text veröffentlicht wird. Dennoch ist es wichtig, dass Menschen immer einen Überblick über die Content-QA-Prozesse haben und aus den Ergebnissen die richtigen Schlüsse ziehen.

Automatisierte Content-QA-Tools analysieren Inhalte anhand definierter Parameter – beispielsweise Lesbarkeit, Tonalität oder die Einhaltung von Styleguides. Sie ermöglichen es Unternehmen, ihre Content-Standards skalierbar und konsistent durchzusetzen. Gleichzeitig bleibt es eine menschliche Aufgabe, basierend auf den erhobenen Daten Entscheidungen zu treffen. 

4. Automatisierung schrittweise einführen

Viele Unternehmen begehen den Fehler, Content-Automation sofort in großem Umfang einzuführen. Erfolgreicher ist jedoch eine schrittweise Integration von Content-Automation an Stellen, wo sie einfach und gewinnbringend eingesetzt werden kann. Ein Kind, das gerade erst das Laufen gelernt hat, würden Sie sicherlich auch nicht gleich auf ein Fahrrad setzen.

Ein sinnvoller Ansatz, um Überforderungen und Fehler bei der Benutzung der Tools zu vermeiden, besteht darin, mit einzelnen Prozessen zu starten – beispielsweise mit der Automatisierung der Qualitätssicherung oder der Optimierung von Metadaten für SEO. Sobald sich erste Erfolge zeigen, kann die Automatisierung auf weitere Bereiche ausgeweitet werden.

Regelmäßige Evaluierungen sind essenziell. Unternehmen sollten überprüfen, ob die Automatisierung tatsächlich Zeit und Ressourcen spart oder ob Anpassungen notwendig sind. Auch Schulungen für Personal sind wichtig, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder Ihrer Organisation mit den Best Practices für die neuen Tools vertraut sind und diese ihren Zweck auch erfüllen können. 

5. Erfolgskontrolle durch Datenanalyse

Für Unternehmen ist es besonders wichtig, den Erfolg Ihres Contents messbar zu machen. Durch eine automatisierte Analyse Ihrer Inhalte kann es gelingen, die Gründe für die Performance eines Textes nachzuvollziehen und zu verbessern. Wichtige Kennzahlen sind die SEO-Performance, Produktionszeiten und Interaktionsraten der automatisierten Inhalte.

Ein datengetriebener Ansatz hilft dabei, die Strategie kontinuierlich zu optimieren und den ROI der Automatisierung zu maximieren. Wer die Leistungsfähigkeit seiner Content-Prozesse genau überwacht, kann gezielt nachjustieren und den langfristigen Erfolg sichern.

Wie Acrolinx Unternehmen bei der Content-Automation unterstützt

Acrolinx bietet eine KI-gestützte Lösung, die Unternehmen hilft, Content-Automatisierung effizient umzusetzen. Durch Stil-, Grammatik- und Tonalitätsprüfungen sorgt Acrolinx dafür, dass Inhalte qualitativ hochwertig und markenkonform sind.

Ein besonderer Vorteil ist die nahtlose Integration mit bestehenden Systemen. Unternehmen können Acrolinx in ihre Marketing-Automation-Plattformen einbinden, um die Qualität von automatisierten Inhalten direkt in ihren zentralen, weitgehend automatisierten Content-Plattformen zu überprüfen.

Acrolinx dient Autor*innen und Content-Teams als Unterstützung und gibt bereits während der Erstellung klickbare Vorschläge für eine konsistente Sprache und Tonalität. 

Darüber hinaus liefert Acrolinx selbst Content-Automation im Sinne automatisierter Content-Governance. Eingebettet in Ihre Content-Prozesse können Sie Texte automatisiert prüfen. So haben Sie Ihren Content zu jeder Phase der Content-Supply-Chain im Blick – sogar nach der Publikation. Ohne, dass menschliche Mitarbeiter*innen jeden einzelnen Text manuell prüfen müssen.

Mit Content-Analytics von Acrolinx behalten Sie zudem Ihre Content-Erfolge im Auge. Sie erfahren, wie Ihr Content bei Ihrem Zielpublikum ankommt und können dementsprechend Anpassungen für mehr Erfolg vornehmen. 

Sie möchten erfahren, wie Sie mit Automatisierung volle Content-Governance erreichen? Lesen Sie unseren Leitfaden. Oder vereinbaren Sie ein Gespräch mit uns – wir freuen uns auf Sie!