Effektive geschäftliche E-Mails schreiben: Eine Anleitung in nur vier Schritten 

Sie haben in Ihrem Leben wahrscheinlich unzählige E-Mails verfasst und sind daher gut in der Übung. Doch wie verhält es sich eigentlich mit geschäftlichen E-Mails? Sind Ihre E-Mails stets klar und deutlich formuliert? Legen Sie und Ihre Kolleg*innen und Mitarbeiter*innen Wert darauf, in Ihren E-Mails effizient zu kommunizieren? Und wie ist es um die generelle Kommunikation Ihres Unternehmens bestellt?  

Eine E-Mail zu schreiben, ist nicht schwer. Schwerer ist es, Botschaften effektiv zu vermitteln. Schlecht geschriebene E-Mails sorgen oftmals für Verwirrung bei den Empfänger*innen. Mögliche Folgen sind Missverständnisse und Verzögerungen. 

Ineffektive und ineffiziente E-Mail-Kommunikation kann sogar die Kund*innenbindung schwächen. Die gute Nachricht ist, dass das Schreiben effektiver E-Mails gar nicht schwer ist. Die Grundlage bildet eine einfache Formel, die wir im Folgenden in vier Schritte unterteilen.

Schritt eins: Verfassen Sie eine aussagekräftige Betreffzeile für Ihre E-Mail

Die Betreffzeile Ihrer E-Mail ist Ihre erste – und oftmals einzige – Chance, die Aufmerksamkeit der Leser*innen auf Ihr Anliegen zu lenken. Um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Ihre E-Mails gelesen werden, sollten Sie einige bewährte Methoden befolgen:

• Seien Sie konkret: Was genau erwartet die Empfänger*innen in der E-Mail? Geben Sie Ihren Leser*innen bereits in der Betreffzeile Hinweise darauf. So können diese schnell und genau beurteilen, ob sie Ihre E-Mail öffnen, für später speichern oder löschen wollen. Wenn Sie in einer der E-Mails an Ihre Kund*innen eine neue Produktfunktion vorstellen, dann sollten Sie das in der Betreffzeile erwähnen. Vergleichen Sie beispielsweise die Betreffzeilen „Erleben Sie […] mehr Effizienz mit Produktfunktion […]“ und „Effizienzgewinne erwarten Sie …“. Der Hinweis auf eine neue Produktfunktion macht Ihre Betreffzeile gleich viel prägnanter. Durch die Prozentangabe wird sie noch informativer.

• Seien Sie ehrlich: Obwohl wir in einer Welt voller Clickbait leben, sollten Sie keine falschen Erwartungen schüren. Eingängige, ansprechende und unterhaltsame Überschriften sind fantastisch, um Aufmerksamkeit zu generieren. Versprechen Sie aber in der Betreffzeile nicht zu viel. Reißerische Betreffzeilen sorgen vielleicht einmalig für eine höhere Öffnungsrate, schrecken Ihr Publikum aber insgesamt nur ab.

• Seien Sie kreativ: Konkrete, ehrliche Betreffzeilen und Kreativität sind kein Widerspruch! Achten Sie darauf, das Interesse der Leute zu wecken und ihnen einen Grund zu geben, Ihre E-Mail zu öffnen. Eine Betreffzeile wie „Aktualisierungen unserer Personalrichtlinien“ ist zwar konkret und präzise, aber auch langweilig. Sie wollen mehr Leute dazu zu bringen, Ihre E-Mail zu öffnen und zu lesen? Testen Sie doch eine Alternative wie „Fünf Möglichkeiten, wie wir [Firmenname] zu einem besseren Arbeitsplatz machen“. 
• Führen Sie A/B-Tests durch: Wenn Sie die Möglichkeit haben, A/B-Tests zu machen, nutzen Sie sie unbedingt. Denken Sie sich eine Reihe guter Betreffzeilen aus und ermitteln Sie anhand von A/B-Tests, welche Version am erfolgreichsten ist. 

Tipp: Sie nutzen keine Marketing-Automatisierungsplattform, die A/B-Tests ermöglicht? Dann beziehen Sie Ihre Kolleg*innen ein. Lassen Sie sie aus einigen alternativen Betreffzeilen ihre Favoriten auswählen.

Wie lang sollte eine Betreffzeile sein?

MailChimp fand bei der Analyse von 12 Mrd. E-Mails heraus, dass die Länge der Betreffzeile keinen signifikanten Einfluss auf die Klick- oder Öffnungsraten hatte. Dennoch ist es empfehlenswert, Betreffzeilen kurz und präzise zu halten – Best Practice sind rund 30-50 Zeichen. Für eine optimale Benutzer*innenerfahrung sollten Sie auch die Geräte berücksichtigen, auf denen Ihre Zielgruppe Ihre E-Mails liest. Auf Mobilgeräten sind kurze Betreffzeilen besonders wichtig, da sie weniger wahrscheinlich abgeschnitten werden. 

Schritt zwei: Beginnen Sie Ihre E-Mails mit einer professionellen Anrede

Die meisten Menschen werden gerne mit ihrem Namen angesprochen. Was in der persönlichen Kommunikation selbstverständlich erscheint, ist bei Massen-E-Mails nicht selbstverständlich. Dabei sprechen Statistiken klar dafür, auch in Massen-E-Mail-Kampagnen auf eine persönliche Anrede zu setzen. Personalisierte Werbe-E-Mails führen zu einer 72 % höheren Öffnungsrate und mehr Transaktionen als nicht personalisierte E-Mails. 

Sprechen Sie Ihre Zielgruppe also unbedingt mit Namen. Denken Sie auch daran, Abwechslung zu schaffen. „Hi Bob“ in jede einzelne E-Mail zu schreiben, ist ziemlich langweilig. Probieren Sie doch Variationen wie „Schönen Freitag, Bob!“ aus – natürlich immer im Einklang mit dem Tonfall Ihres Unternehmens.

Schritt drei: Setzen Sie auf einen direkten und prägnanten Hauptteil

Sie haben jemanden dazu gebracht, Ihre E-Mail zu öffnen und zu lesen? Dann haben Sie nur wenige Sekunden, um die Aufmerksamkeit der Person zu erregen. Diese Sekunden entscheiden darüber, ob Ihre Botschaft ankommt oder ungelesen verhallt.

Und so geht’s:

• Kommen Sie schnell zum Punkt: Die meisten Leute haben weder Zeit noch Energie, um sich auf das E-Mail-Äquivalent von Smalltalk einzulassen. Wichtig ist, dass Ihre Leser*innen auf einen Blick verstehen, warum Sie ihnen schreiben und was sie tun sollen.
• Sagen Sie weniger, nicht mehr: Sie haben wichtige Dinge zu sagen? Stellen Sie sicher, sie so bündig wie möglich zu formulieren. Die meisten Leute überfliegen Ihre E-Mails bestenfalls. Je weniger Wörter Sie nutzen, um Ihre Botschaft zu vermitteln, desto wahrscheinlicher kommt sie bei Ihren Empfänger*innen an. 
• Machen Sie es Leser*innen leicht, Ihre Nachricht zu überfliegen: Vermeiden Sie lange Absätze und Textblöcke. Gliedern Sie Ihre Nachricht mit Überschriften und Aufzählungslisten, damit Ihre Zielgruppe schnell zu den wichtigsten Punkten gelangen kann.
• Fügen Sie eine klare Handlungsaufforderung hinzu: Teilen Sie Ihren Leser*innen mit, was sie tun sollen. Sollen sie auf einen Link klicken oder einen Inhalt herunterladen? Machen Sie nicht nur das Ziel deutlich. Zeigen Sie den Leser*innen auch, wie sie es erreichen.

Wie lang sollte eine E-Mail sein?

Es gibt keine feste Regel zur optimalen Länge von E-Mails. Denken Sie einfach daran, dass die meisten Leute im Alltag äußerst beschäftigt sind. Viele von ihnen lesen keine längeren Texte – es sei denn, Sie geben ihnen einen guten Grund dazu. Bleiben Sie präzise und ​​heben Sie wichtige Punkte frühzeitig hervor. Kurz gesagt: Schreiben Sie so klar wie möglich.

Schritt vier: Schließen Sie die E-Mail ab

Der richtige Abschluss einer E-Mail ist Thema überraschend vieler Debatten. Für welche der vielen Möglichkeiten Sie sich entscheiden, hängt nicht nur von Ihrem persönlichen Geschmack ab. Auch der Kontext und der Kommunikationsstil Ihres Unternehmens spielen eine wichtige Rolle. 

• Viele Grüße?
• Hochachtungsvoll?
• Vielen Dank? 

Halten Sie sich an Ihr Bauchgefühl und Ihre Erfahrung, um Ihre E-Mail mit der passenden Abschiedsformel abzuschließen.

Effektive E-Mails schreiben: Alle Tipps im Überblick

1. Gestalten Sie Betreffzeilen kreativ, kurz und knackig. Versprechen Sie nicht mehr, als Sie liefern. Und denken Sie immer an A/B-Tests. 
2. Sprechen Sie Ihre Empfänger*innen mit Namen an.
3. Kommen Sie auf den Punkt und machen Sie Ihr Anliegen klar. Kommunizieren Sie, was Ihre Leser*innen tun sollen – und auf welche Weise.
4. Beenden Sie die E-Mail auf eine Weise, die zu Ihnen, dem Ziel der E-Mail und Ihrer Unternehmenssprache passt.

Wie sieht eine effektive E-Mail aus?

Nachdem wir Ihnen die vier Schritte für gelungene E-Mails vorgestellt haben, zeigen wir Ihnen jetzt ein Beispiel für die konkrete Anwendung.

Einladung zur [Projektname]-Brainstorming-Sitzung am [Datum] Hallo [Name des*der Empfänger*in], ich hoffe, es geht Ihnen gut. Wie Sie wissen, befinden wir uns in der Anfangsphase des Projekts [Projektname]. Um sicherzustellen, dass wir auf dem gleichen Stand sind, möchte ich für [Datum] um [Uhrzeit] eine kreative Brainstorming-Sitzung in [Besprechungsraum oder Online-Plattform] ansetzen. Während dieser Sitzung werden wir: – Projektziele und -vorgaben besprechen. – Ansätze und Ideen erkunden. – Mögliche Herausforderungen oder Hindernisse identifizieren. Bringen Sie gerne erste Gedanken oder Fragen zum Thema mit. Ihr Beitrag ist für die Ausrichtung dieses Projekts von unschätzbarem Wert. Bitte informieren Sie mich so schnell wie möglich, wenn der vorgeschlagene Termin für Sie nicht passt. Dann suchen wir gemeinsam nach einer Alternative, die für alle geeignet ist. Ich freue mich darauf, Ihre Ideen zu hören! Viele Grüße [Ihr Name]

Schritt	Formulierung	Warum ist diese Formulierung gelungen?
Schritt eins: Betreffzeile	Einladung zur [Projektname]-Brainstorming-Sitzung am [Datum]	Die Betreffzeile enthält alle erforderlichen Informationen: Art der E-Mail, Projektname, Art der Sitzung und Datum. Wenn Ihre Empfänger*innen ihre E-Mails meistens mobil abrufen, erwägen Sie, für mehr Kürze „am [Datum]“ zu streichen.
Schritt zwei: Anrede	Hallo [Name des*der Empfänger*in]	Die Anrede ist persönlich.
Schritt drei: Hauptteil	Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Wie Sie wissen, befinden wir uns in der Anfangsphase des Projekts [Projektname]. Um sicherzustellen, dass wir auf dem gleichen Stand sind, möchte ich für [Datum] um [Uhrzeit] eine kreative Brainstorming-Sitzung in [Besprechungsraum oder Online-Plattform] ansetzen. Während dieser Sitzung werden wir: – Projektziele und -vorgaben besprechen. – Ansätze und Ideen erkunden. – Mögliche Herausforderungen oder Hindernisse identifizieren. Bringen Sie gerne erste Gedanken oder Fragen zum Thema mit. Ihr Beitrag ist für die Ausrichtung dieses Projekts von unschätzbarem Wert. Bitte informieren Sie mich so schnell wie möglich, wenn der vorgeschlagene Termin für Sie nicht passt. Dann suchen wir gemeinsam nach einer Alternative, die für alle geeignet ist.	Der Hauptteil startet persönlich. Ab dem zweiten Satz zeigt er auf, um was es in der E-Mail geht. Die Leser*innen erfahren die Agenda der Veranstaltung, zu der sie eingeladen sind. Der Hauptteil enthält außerdem konkrete und begründete Handlungsaufforderungen.
Schritt vier: Abschluss	Ich freue mich darauf, Ihre Ideen zu hören! Viele Grüße [Ihr Name]	Der Abschlusssatz vermittelt Wertschätzung. Die Schlussformel passt zum Stil der E-Mail.

Ein Wort zum Schluss

Gelungene Kommunikation auf allen Kanälen ist unerlässlich. Stellen Sie vor dem Versenden Ihrer nächsten E-Mail sicher, dass Sie Ihre Ideen klar und prägnant zum Ausdruck gebracht haben. Lesen Sie Ihre E-Mails vor dem Versenden aufmerksam Korrektur. So vermeiden Sie nicht nur Tipp-, Rechtschreib- und Grammatikfehler, sondern stellen auch sicher, dass Ihre E-Mail prägnant und sinnvoll aufgebaut ist.

Einfacher ist es, Ihre nächste E-Mail mit einer Software wie Acrolinx zu perfektionieren. Acrolinx prüft, ob Ihre Unternehmenskommunikation korrekt, klar, prägnant und im Einklang mit Ihren Markenrichtlinien ist. Klicken Sie hier, um mehr darüber zu erfahren, wie Acrolinx Ihnen bei der Erstellung großartiger Inhalte helfen kann.