So sorgt Schreiben nach Vorgaben für hochwertigen Content

Wenn es um gut geschriebene Texte geht, denken die meisten Menschen zuerst an Kreativität, packende Inhalte und gute Recherchearbeit. Schreiben nach Vorgaben gehört für die Wenigsten von uns mit auf die Liste. Wir finden: zu Unrecht! Schreibregeln tragen dazu bei, dass Ihr Content verständlich und professionell wirkt. Besonders wichtig ist das Schreiben nach Vorgaben für Unternehmen: Sie stellen damit sicher, dass Ihr Unternehmens-Content hochwertig und markenkonform ist und auch bleibt. 

Ob im Marketing, in der Technischen Dokumentation oder im Support: Ein konsistenter Schreibstil ist die Grundlage für überzeugende Kommunikation. Doch das klappt nur, wenn alle Beteiligten nach denselben Regeln schreiben. Das ist bereits für kleinere Teams nicht immer einfach. Je mehr interne und externe Autor*innen und andere Stakeholder*innen beteiligt sind, desto größer wird die Herausforderung. 

Lassen Sie uns genauer unter die Lupe nehmen, worum es beim Schreiben nach Vorgaben geht. Dabei betrachten wir auch, welche Vorteile das Einhalten von klaren Regeln mit sich bringt. Zusätzlich gehen wir darauf ein, welche Probleme ohne Schreibstandards entstehen und wie Sie diesen Problemen gezielt entgegenwirken können. 

Was bedeutet Schreiben nach Vorgaben?

Schreiben nach Vorgaben beschreibt das Arbeiten mit Standards. Diese definieren beispielsweise Struktur, Stil, Wortwahl und Tonalität von Texten. Bestenfalls halten Unternehmen diese Vorgaben in einem Styleguide, einem Corporate Language Manual oder in Kriterienkatalogen fest. Sie sind verbindlich für alle, die im Unternehmen Inhalte erstellen. Neben unternehmensweit geltenden Regelwerken gibt es auch Vorgaben, die nur für bestimmte Textarten gelten – wie beispielsweise Social-Media-Beiträge, E-Mails oder Produktbeschreibungen.

Während im kreativen Schreiben der Fokus auf Fantasie, Assoziationen und individuellem Ausdruck liegt, verfolgt das Schreiben nach Vorgaben ein anderes Ziel: Klare, verständliche und zielgerichtete Kommunikation zu ermöglichen. 

Beim regelbasierten Schreiben geht es nicht darum, Schreiber*innen zu bevormunden. Ebenso wenig schließen sich Schreiben nach Vorgaben und Kreativität gegenseitig aus. Im Gegenteil: Vorgaben schaffen Struktur und entlasten den kreativen Prozess. Sie beantworten grundlegende Fragen zu Tonalität, Stil, Terminologie oder Format bereits gleich zu Beginn des Schreibprozesses. So bleibt mehr mentale Kapazität für die inhaltliche Qualität und kreative Ausgestaltung des Textes. Autor*innen können sich ganz auf die Botschaft und Wirkung ihrer Texte konzentrieren, anstatt Zeit mit stilistischen Grundsatzentscheidungen zu verlieren. Schreiben nach Vorgaben steht der Kreativität also nicht im Wege. Es ist vielmehr ein Erfolgsgarant für einheitliche Kommunikation.

Warum sind klare Vorgaben beim Schreiben so wichtig?

Wenn alle Mitarbeitenden nach denselben Regeln schreiben, entsteht Content, der konsistent klingt, zur Markenidentität passt und leichter verständlich ist. Einheitliche Schreibvorgaben helfen dabei, Missverständnisse zu vermeiden und die Qualität der Inhalte langfristig zu sichern. Das ist besonders relevant, wenn Inhalte abteilungsübergreifend entstehen oder übersetzt werden. Ohne gemeinsame Standards können Tonalität, Stil und Terminologie schnell auseinanderdriften. Und das hat teils gravierende Folgen.

Doch kommen wir zunächst einmal zu den wichtigsten Vorteilen klarer Schreibvorgaben:

Einheitliche Kommunikation über alle Kanäle hinweg

In der Unternehmenskommunikation zählt der erste Eindruck. Wenn Texte von verschiedenen Abteilungen – wie etwa Marketing, Produktmanagement und Support – im sprachlichen Stil stark voneinander abweichen, wirkt das unprofessionell. Eine klar definierte Corporate Language stellt sicher, dass Ihr Unternehmen mit einer einheitlichen Stimme spricht.

Höhere Effizienz in der Content-Erstellung

Schreiben nach Vorgaben spart Zeit und Ressourcen. Wenn Autor*innen wissen, welche Benennungen erlaubt sind, welche Tonalität gewünscht ist, und wie sie Texte strukturieren müssen, können sie sich auf das Wesentliche konzentrieren: den Inhalt. Das beschleunigt nicht nur den Schreibprozess. Schreiben nach Vorgaben reduziert den Korrekturaufwand, verkürzt Abstimmungsschleifen und beschleunigt Freigabeprozesse. Gerade für Content-Teams mit hoher Auslastung ergibt sich ein echter Produktivitätsgewinn.

Allerdings können diese Vorteile schnell verpuffen, wenn Autor*innen die Vorgaben erst mühsam in unübersichtlichen PDF-Styleguides suchen müssen. Hier setzt Acrolinx an: Mit der digitalen Integration von Regeln, Terminologien und Styleguides direkt in den Schreibprozess vereint Acrolinx Effizienz und Orientierung. Und macht auf diese Weise klare Standards praktisch nutzbar.

Eine gestärkte Markenidentität

Ihre Unternehmenssprache ist Teil Ihrer Markenidentität, genau wie das Logo, Design oder Farbschema Ihrer Marke. Eine konsistente, klare Sprache stärkt die Wahrnehmung Ihrer Marke, schafft Vertrauen und stärkt die Wiedererkennbarkeit. Eine starke Unternehmenssprache „passiert“ nicht einfach. Sie benötigt Schreibregeln, die von allen Beteiligten eingehalten werden, die Content erstellen. 

Weniger Fehler und Missverständnisse

Wer klare Regeln kennt, macht weniger Fehler. Das gilt nicht nur für Rechtschreibung und Grammatik, sondern auch für Formulierungen, Tonfall und den inhaltlichen Aufbau von Texten. Gerade bei komplexen Themen im Bereich der Technischen Dokumentation können selbst kleine Fehler schwerwiegende Folgen haben – bis hin zur Lebensgefahr aufgrund falsch bedienter Produkte. 

Hohe Relevanz für regulierte Branchen

Unternehmen in regulierten Märkten wie Finanzdienstleistungen oder der Tech-Industrie stehen vor der Herausforderung, inhaltliche Präzision mit rechtlichen Vorgaben zu verbinden. Ein konsistenter Sprachgebrauch ist hier nicht nur eine Frage der Qualität, sondern eine rechtliche Notwendigkeit für Compliance. Verstöße haben meist kostspielige Folgen – von notwendigen Korrekturen oder Beschwerden bis hin zu Strafzahlungen oder anderen rechtlichen Konsequenzen.

Ein Sprachleitfaden, der gesetzliche Anforderungen berücksichtigt, schützt Ihr Unternehmen und reduziert das Risiko von Beanstandungen.

Typische Probleme ohne klare Schreibstandards

Wenn klare Schreibstandards fehlen, führt das schnell zu einem uneinheitlichen Tonfall, widersprüchlicher Terminologie und missverständlichen Formulierungen. 

Besonders gravierend werden diese Probleme, wenn mehrere Teams an Inhalten arbeiten. Der Korrekturaufwand steigt, zusätzliche Abstimmungsschleifen verzögern die Veröffentlichung von Content. Schlimmstenfalls leidet sogar das Vertrauen von Kund*innen und Partner*innen. Auf Dauer entsteht so ein unprofessioneller Eindruck, der der Marke schadet.

Inkonsistenter Tonfall und Stil

Natürlich erfordern verschiedene Zielgruppen einen angepassten Tonfall. Doch ohne zentrale Vorgaben entstehen oft Texte, die in Stil und Ansprache so stark voneinander abweichen, dass die Brand Voice vollkommen untergeht. Das Ergebnis: eine inkonsistente Markenwahrnehmung und ein Verlust an Glaubwürdigkeit.

Uneinheitlich verwendete Terminologie

Jedes Unternehmen hat seine eigene Terminologie, die beispielsweise Produktnamen oder Bezeichnungen für bestimmte Konzepte enthält. Wenn Benennungen intern und extern unterschiedlich verwendet werden, führt das zu Verwirrung. Dasselbe gilt, wenn terminologische Inkonsistenzen über Abteilungen und Textarten hinweg auftreten. Einheitliche Terminologie ist daher unerlässlich für eine klare Kommunikation. Diese Einheitlichkeit können Unternehmen nur erreichen, indem sie ihre Terminologie definieren und in Schreibstandards einbetten.

Höherer Korrekturaufwand und lange Abstimmungsschleifen

Fehlende Standards bedeuten, dass Inhalte häufig mehrfach überarbeitet werden müssen. In Redaktionsprozessen mit vielen Beteiligten führt das zu langwierigen Abstimmungen und verzögert die Veröffentlichung.

Vertrauensverlust bei Kund*innen und Partner*innen

Unklare oder widersprüchliche Aussagen beschädigen das Vertrauen in Ihre Marke. Besonders in Zeiten von Informationsflut und Künstlicher Intelligenz, in denen viele Inhalte automatisiert erstellt werden, werden Klarheit und Konsistenz zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor.

Content-Standards erfolgreich im Unternehmen einführen – so gelingt es

Damit Content-Standards im Unternehmen wirklich wirken, müssen sie klar definiert, verständlich kommuniziert und konsequent angewendet werden. Ein gut strukturierter Styleguide bildet dabei die Grundlage.

Damit das Schreiben nach Vorgaben gelingt, haben sich die folgenden Schritte bewährt:

Schritt 1: Zielgruppen analysieren und Kommunikationsziele definieren

Bevor Sie mit der Erstellung von Standards beginnen, sollten Sie wissen, wen Sie ansprechen wollen und was Ihre Absicht ist. Die Zielgruppe bestimmt den Tonfall, Stil und Komplexitätsgrad Ihrer Texte. Unabhängig von Ihrer Brand Voice benötigen Sie also Schreibregeln für einzelne Zielgruppen.

Schritt 2: Styleguide erstellen und laufend aktualisieren

Ein Styleguide ist das Herzstück Ihrer Content-Standards. Er definiert alles von der Ansprache Ihrer Zielgruppe über bevorzugte Formulierungen bis hin zu Negativbenennungen. Wichtig: Ein gelungener Styleguide ist kein statisches Dokument. Er sollte regelmäßig überprüft und an neue Anforderungen angepasst werden.

Schritt 3: Regeln beim Schreiben teamübergreifend vermitteln

Standards entfalten nur dann Wirkung, wenn sie unternehmensweit bekannt und akzeptiert sind. Schulungen, Schreibtrainings und regelmäßige Austauschformate helfen dabei, das Bewusstsein für markenkonforme Sprache zu schärfen.

Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, Fragen zu stellen und Erfahrungen zu teilen. Das erhöht die Akzeptanz und verbessert die Anwendung in der Praxis.

Schritt 4: Software einsetzen

Wie bereits erwähnt: Ein guter Styleguide ist nicht statisch, sondern wächst und verändert sich. Software hilft Ihnen dabei, dieser Dynamik gerecht zu werden. Indem Sie Content-Governance-Software wie Acrolinx nutzen, können Sie nicht nur Ihre Schreibstandards digitalisieren, sondern sie auch bei der Content-Erstellung bereitstellen. So unterstützen Sie Ihre Autor*innen beim Schreiben nach Vorgaben.

Mit Acrolinx schreibt Ihr Team nach einheitlichen Vorgaben – ganz automatisch

Acrolinx unterstützt Unternehmen dabei, Content-Standards nicht nur zu definieren, sondern auch wirksam umzusetzen – direkt im Schreibprozess. Die Software erkennt, ob Inhalte den Vorgaben entsprechen, und gibt konkrete Verbesserungsvorschläge. Das entlastet Redakteur*innen, reduziert Korrekturschleifen und sorgt dafür, dass auch KI-generierter Content markenkonform bleibt.

Mit automatisierten Quality-Gates verhindert Acrolinx die Veröffentlichung von Texten, die nicht den Unternehmensstandards entsprechen. Unabhängig davon, ob es sich um fehlerhafte Terminologie, eine unangemessene Tonalität oder Verstöße gegen regulatorische Anforderungen handelt. 

Durch den Einsatz von Acrolinx wird Schreiben nach Vorgaben nicht zur Belastung, sondern zur Selbstverständlichkeit.

Wir zeigen Ihnen gerne, wie Acrolinx auch Ihre Content-Produktion unterstützt – vereinbaren Sie dazu einfach eine persönliche Demo.