Terminologie einfach erklärt: Wie Sie mit strategischer Terminologiearbeit Ihre Kommunikation verbessern

Terminologie ist wie Wäsche. Man ist nie fertig. Wenn eine Ladung fertig ist, steht die nächste schon bereit.

– Daniela Fleck, Philips Healthcare, frei nach Val Swisher

Wie wichtig ist das Thema Terminologie für Ihr Unternehmen? Wo liegen die Vorteile? Und warum sollten Sie unbedingt einen Prozess etablieren, um Ihre unternehmensspezifischen Begriffe zu verwalten? Eine klare, konsistente Terminologie ist besonders für global ausgerichtete Unternehmen unverzichtbar. Für viele der weltweit führenden Marken repräsentiert ihre Terminologie ihre Markenidentität. Doch das ist nur die Spitze des Eisbergs. Eine konsistente Terminologie verschafft Unternehmen zahlreiche Vorteile. Oft ist sie eine Grundvoraussetzung für rechtskonforme Inhalte.

Eine nicht existente oder inkonsistent verwendete Terminologie eine Reihe negativer Folgen für Ihr Unternehmen haben kann. Schlechtes Terminologiemanagement führt beispielsweise zu:

• Verzögerungen bei Ihren Projekten und Produkteinführungen.
• Abweichungen in der internen und externen Kommunikation.
• Missverständnissen bei Übersetzung und Lokalisierung.
• Unzufriedenen Kund*innen.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir, was hinter dem Begriff Terminologie steckt und warum eine konsistente Unternehmensterminologie wichtig ist. Außerdem geben wir Ihnen Praxistipps an die Hand, um Ihre Terminologiestrategie effektiver zu machen. 

Warum ist eine einheitliche Terminologie so wichtig?

Wenn Sie an das Wort „Shirt“ denken – welches Bild stellen Sie sich dazu vor? 

Das Wort „Shirt“ stammt ursprünglich aus dem Englischen und bezeichnet dort meist ein kurzärmliges T-Shirt. In Deutschland hingegen dient „Shirt“ als Oberbegriff für verschiedene Arten von Oberteilen – von T-Shirts über Langarmshirts bis hin zu dünnen Pullovern aus Jersey. 

Dabei ist oft nicht eindeutig, ob ein kurz- oder langärmeliges Kleidungsstück gemeint ist. Manche verwenden das Wort sogar synonym für Sweatshirts oder Poloshirts. In Österreich und der Schweiz ist das Wort weniger verbreitet, wird aber ebenfalls uneinheitlich verwendet. 

Gerade im schriftlichen oder digitalen Kontext – etwa in Online-Shops oder Modeblogs – kann diese Uneindeutigkeit zu Missverständnissen führen. Wer ein „Shirt“ anbietet oder beschreibt, sollte deshalb präzise angeben, um welche Art von Oberteil es sich konkret handelt.

Das Beispiel zeigt, dass terminologische Inkonsistenzen bereits bei alltäglichen Konzepten zu Verwirrung führen können. Noch drastischer wird die Problematik in komplexen Bereichen wie Technik.

Setzen Sie auf Konsistenz

Das obige Beispiel zeigt, dass eine einheitliche Terminologie über alle Kanäle hinweg die Klarheit und Verständlichkeit Ihrer Texte entscheidend verbessert.

Mit hoher Wahrscheinlichkeit produzieren Sie Content für verschiedene Zielgruppen. Davon benötigen einige viele technische Details, während andere eine geringere Informationsdichte bevorzugen. Diese Überlegung sollten wir bei der Erstellung von Content stets im Auge behalten.

Wenn Sie Fachwörter einfach auslassen oder bis zum Schluss mit der Definition warten, kommt es zu Missverständnissen. Verwenden Sie stattdessen Ihre Terminologie korrekt und konsistent – so steht einer gelungenen Interaktion mit Ihren Kund*innen nichts im Weg!

Bevor wir Ihnen konkrete Tipps für gelungenes Terminologiemanagement geben, machen wir noch einen Abstecher zu den theoretischen Grundlagen der Terminologielehre.

Was bedeutet Terminologie?

Der Duden gibt für den Begriff Terminologie folgende Definitionen:

1. Gesamtheit der in einem Fachgebiet üblichen Fachwörter und -ausdrücke
2. Nomenklatur, also die systematische Sammlung von Bezeichnungen in einem Fachgebiet

Im Unternehmenskontext bezeichnet die Terminologie all die Wörter und Ausdrücke, die im Zusammenhang mit dem Unternehmen oder der Marke verwendet werden. Das können zum Beispiel Produktnamen und Bezeichnungen für Bestandteile des Produkts sein. Oder bestimmte Benennungen, mit denen Sie Ihre Dienstleistungen beschreiben.

Der Prozess für die Erstellung Ihrer Unternehmensterminologie folgt diesem Prinzip: Zuerst müssen Sie einen Namen für Ihr Produkt oder Service finden. Anschließend definieren Sie genauer, welche Bedeutung dieser Name hat und in welchen Kontexten er verwendet werden soll.

Das Wort „Terminologie“ steht nicht nur für eine Sammlung bestimmter Wörter oder Begriffe. Es bezeichnet gleichzeitig die Wissenschaft, die sich mit der Herkunft und Bedeutung dieser Begriffe beschäftigt. 

Lassen Sie uns nun über Linguistik sprechen. Die Semiotik befasst sich damit, wie Sprache die Realität in Form von grafischen oder physischen Darstellungen abbildet. Odgens und Richard entwickelten das „semiotische Dreieck“, das aus drei Komponenten besteht:

• die grafische Darstellung oder das Symbol – in diesem Fall ein Wort
• das Objekt oder der Referent – die Sache, auf die wir uns beziehen
• der Gedanke oder die Referenz – das mentale Konzept der Sache

In der Terminologie geht es darum, Konzepten bestimmte Wörter zuzuordnen und ihre bevorzugte Verwendung festzulegen. Konzepte bezeichnet die Terminologielehre als „Begriff“, die entsprechenden Wörter als „Benennungen“. Auf diese Unterscheidung werden wir gleich zurückkommen.

Effektives Terminologiemanagement in der Praxis

Lassen Sie uns Schritt für Schritt betrachten, wie Unternehmen die terminologische Theorie effektiv in die Praxis umsetzen können. 

Schritt 1: Analysieren Sie Ihre vorhandene Terminologie

Auch wenn Sie noch keine aktive Terminologiearbeit betreiben, ist Terminologie überall – Ihre Texte sind bereits voll davon. Es gilt nun, sie zu finden, klar zu definieren und konsistent zu verwenden. Beginnen Sie daher mit einer Nomenklatur, einer Wortsammlung.

Dazu genügt eine einfache Liste, zum Beispiel eine Tabelle oder ein Textdokument. Es ist keine Hightech-Software erforderlich. Erstellen Sie zunächst ein einfaches Glossar mit einer Sammlung von Benennungen, also Wörtern. Möglicherweise stellen Sie dabei bereits fest, dass manche Wörter dasselbe bedeuten, also verschiedene Benennungen für einen Begriff sind. Notieren Sie sich diese Beziehung. Vielleicht fallen Ihnen auch schon Definitionen für Begriffe oder bestimmte Verwendungskontexte ein.

Aber was gilt als Benennung? Es geht dabei um jedes Wort oder jeden Ausdruck, der:

• Ihre Marke repräsentiert
• häufig in Ihrer Unternehmenskommunikation verwendet wird
• für Ihre Kund*innen relevant ist
• sich im Laufe der Zeit verändert
• bei falscher Verwendung negative Folgen hat

Je mehr Kontext Sie Ihrer Liste im Laufe der Zeit hinzufügen, desto besser. Fügen Sie Ihrer Unternehmensterminologie beispielsweise die folgenden Informationen hinzu:

• Firmenspezifische Definitionen
• Numerus und Genus, sofern in der Sprache vorhanden
• Antonyme und Synonyme
• Kollokationen oder häufige Wortkombinationen
• Hinweise dazu, wie oder wann der Begriff in verschiedenen Kontexten verwendet wird

Während für das Erstellen der initialen Wortliste ein Textdokument mehr als ausreichend ist, bietet sich nun eine Terminologiedatenbank an, um alle Informationen abzulegen und die Beziehung zwischen verschiedenen Begriffen zu modellieren. In vielen Unternehmen ist das Erstellen und Verwalten einer solchen Terminologiedatenbank die Aufgabe von Terminolog*innen – dazu gleich mehr. 

Schritt 2: Legen Sie Schreibregeln fest

Auch in der Terminologiearbeit sind Rechtschreibregeln wichtig. Indem Sie eine einheitliche und korrekte Schreibweise von Benennungen festlegen, sorgen Sie für Klarheit, Konsistenz und Effizienz bei der Übersetzung und Lokalisierung. 

Wählen Sie zunächst ein Regelwerk aus, nach dem Sie sich richten. Für das Deutsche bietet sich zum Beispiel der Duden an. 

Entscheiden Sie anschließend, ob Sie je nach Zielgruppe regionsspezifische Schreibweisen wünschen. Stellen Sie sicher, Aspekte wie Silbentrennungsregeln und den Umgang mit Akronymen (z. B. U.S. vs. US) abzudecken. Legen Sie für geschützte Begriffe, Produktnamen und Markennamen fest, wie diese in verschiedenen Kontexten geschrieben und verwendet werden sollen. 

Wenn Ihr Content übersetzt wird, sollten Sie Benennungen auch in Ihren Zielsprachen bereitstellen. So sorgen Sie für eine zügige Übersetzung und konsistenten Output.

Schritt 3: Erstellen Sie eine Terminologiedatenbank

Wir haben es bereits in Schritt 1 erwähnt: Je mehr Begriffe und Benennungen und damit verbundene Informationen Sie pflegen, desto wichtiger ist der Einsatz einer Terminologiedatenbank.

Wenn Sie beginnen, Ihre Terminologiedatenbank aufzubauen, klären Sie zunächst rechtliche Fragen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Content den Vorschriften entspricht. Es kann beispielsweise sein, dass ein anderes Unternehmen die Markenrechte an einem bestimmten Begriff besitzt. Womöglich ist auch ein bestimmter Ausdruck untrennbar mit einem konkurrierenden Unternehmen verbunden. Wenn Sie zum Beispiel einen süßen Frühstücksaufstrich mit Haselnüssen entwickelt haben, müssen Sie sich klar von nutella® abheben!

Schritt 3: Etablieren Sie einen klaren Ablauf

Zu einem guten Terminologiemanagement gehören auch klare Abläufe bei der Content-Erstellung. Bieten Sie Schulungen an, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende mit Ihrer Terminologie vertraut sind und lernen, wie sie die Terminologiedatenbank effektiv nutzen. Stellen Sie Ihre Terminologie nach Möglichkeit überall dort bereit, wo Autor*innen Content erstellen. So ersparen Sie ihnen Recherchearbeit und sorgen für die richtige Verwendung Ihrer Terminologie. Überprüfen Sie Ihre Schreibregeln und Unternehmenssprache regelmäßig, um sie auf dem neuesten Stand zu halten, wenn sich die Geschäftsanforderungen ändern. 

Daher ist es auch eine gute Idee, einen Content-Governance-Prozess zur Überprüfung und Genehmigung neuer Terminologie einzurichten.

Schritt 4: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Terminologie unternehmensweit verwendet wird

Schärfen Sie das Bewusstsein Ihrer Mitarbeiter*innen für Terminologie. Machen Sie es allen so einfach wie möglich, jederzeit die richtige Terminologie zu verwenden. Das ist der effektivste Weg, eine einheitliche Terminologie im gesamten Unternehmen sicherzustellen. Dazu ist ein zentraler Terminologieleitfaden wichtig. Am besten eignet sich Terminologieverwaltungssoftware, die sich in verschiedene Content-Tools integriert und eine Verbindung zur Terminologiedatenbank herstellt. KI-gestützte Content-Governance-Software wie Acrolinx geht noch einen Schritt weiter. Sie unterstützt Autor*innen in Echtzeit bei der korrekten Verwendung der Terminologie. Und das mit Integrationen in zahlreiche Anwendungen. 

Acrolinx stellt nicht nur eine Infrastruktur zur Verwaltung Ihrer Terminologie bereit. Die Software sorgt dafür, dass Ihr Unternehmens-Content an Ihre Terminologie ausgerichtet ist. Darüber hinaus können Sie Acrolinx sogar an eine vorhandene Terminologiedatenbank anbinden.

Terminologie: Wichtig für alle Content-Typen und Sprachen

Durch eine umfassende, passend bereitgestellte Terminologie gewährleisten Sie, dass Ihre Technische Dokumentation durchgängig die richtige Terminologie enthält. Ihr technischer Content ist somit für alle Leser*innen leicht verständlich. Das sorgt für weniger Verwirrung und zufriedenere Kund*innen.

Vielleicht fragen Sie sich jetzt: Aber was ist mit Marketing? Spielt Terminologie hier auch eine Rolle? 

Die kurze Antwort: Natürlich. Eine einheitliche Terminologie ist wichtig, um potenziellen und bestehenden Kund*innen eine reibungslose Kauferfahrung zu bieten und damit Vertrauen in Ihre Marke aufzubauen. Wenn Sie sich mit Suchmaschinenoptimierung beschäftigen, werden bestimmte Schlüsselwörter für Ihre Terminologie unverzichtbar.

Für Marketing-Teams gibt es noch einen weiteren wichtigen Aspekt: Indem Sie stets einheitliche Begriffe verwenden, sorgen Sie für Kontinuität, über die Sie eine Bindung zu Ihren Kund*innen aufbauen und ihr Vertrauen gewinnen können. Verschiedene Begriffe für ein und dasselbe Produkt hingegen sind verwirrend und halten Menschen davon ab, mit Ihrem Content zu interagieren. 

Geringeres Rechtsrisiko, klar verständlicher Content und eine verbesserte Nutzer*innenerfahrung – die Investition in Terminologie lohnt sich nicht nur für bestimmte Abteilungen, sondern für Ihr gesamtes Unternehmen.

Ein starkes Terminologiemanagement spart Zeit. Sie erhalten weniger Rückfragen von Autor*innen und Übersetzer*innen, wenn Sie Ihre Terminologie zentral und stets aktuell bereitstellen. Das führt zu enormen Zeit- und Kosteneinsparungen. Konsistente Terminologie vermittelt Ihre Markenidentität mit einer klaren, einheitlichen Stimme – über alle Sprachen und Content-Typen hinweg. 

Terminologiemanagement in die Praxis umsetzen

Hoffentlich ist es uns gelungen, Ihnen zu verdeutlichen, wie wichtig es ist, sich um die Terminologie Ihres Unternehmens zu kümmern. Sie möchten mehr erfahren? Laden Sie jetzt unseren Leitfaden zu effektiver Terminologiearbeit herunter!