Content-Styleguides für Unternehmen – das müssen Sie bei der Erstellung beachten

Was kommt Ihnen in den Sinn, wenn Sie an einen Content-Styleguide für Unternehmen denken?

Vielleicht denken Sie als Erstes an ein Brandbook, in dem die Markenidentität Ihres Unternehmens festgehalten wird. Hier finden sich z. B. Informationen zur Schriftart, Farbpalette und Logo. Vielleicht fallen Ihnen auch Leitfäden wie das Stylebook der Associated Press ein, das sich u. a. an Journalist*innen richtet. Oder denken Sie an einen akademischen Styleguide, wie zum Beispiel das Chicago Manual of Style?

Ein Content-Styleguide vereinbart viele dieser Aspekte, geht aber noch darüber hinaus! Wir zeigen Ihnen nun, welche Elemente einen Content-Styleguide ausmachen. Außerdem geben wir Ihnen Tipps für Ihren eigenen Styleguide.

Was genau ist ein Content-Styleguide?

Ein Content-Styleguide spielt für die Content-Strategie Ihres Unternehmens eine entscheidende Rolle. Im Idealfall hilft Ihr Styleguide all Ihren Autor*innen dabei, einen einheitlichen Stil und Tonfall umzusetzen und beizubehalten. Er stellt sicher, dass Sie Ihrer Markenbotschaft treu bleiben und nicht daran vorbeischreiben. 

Ein Content-Styleguide verhilft zu einem einheitlichen Tonfall und Stil – über alle Abteilungen, Teams und Sprachen hinweg. Auf diese Weise wirkt Ihr gesamter Unternehmens-Content wie aus einem Guss. 

Unabhängig davon, ob es sich um Content-Marketing, Technische Dokumentationen oder andere Textarten handelt. 

Effektive Content-Styleguides für Unternehmen bringen die folgenden Eigenschaften mit:  

• Sie definieren präzise den Ton Ihrer Marke und sorgen dafür, dass dieser in allen Texten eingehalten wird. Das sorgt für ein harmonisches Gesamtbild. 
• Sie fügen sich nahtlos in sämtliche Content-Arbeitsabläufe ein. 
• Sie wachsen mit Ihrer Markenidentität mit und lassen sich bei Veränderungen anpassen. 

Bei Content-Styleguides zählt nicht nur der Inhalt, sondern auch die konsequente und konsistente Umsetzung. 

Bevor wir darauf eingehen, wie Sie einen nützlichen Content-Styleguide in die Praxis umsetzen, lassen Sie uns zunächst einen Blick auf die Grundlagen und Elemente eines Content-Styleguides werfen.

Tipps für die Erstellung Ihres eigenen Content-Styleguides

Bevor Sie sich Aspekten wie Ton und Stil widmen, legen Sie grundlegende Elemente wie Formatierungsregeln oder bevorzugte Schreibweisen – manche Wörter besitzen mehrere davon, die alle korrekt sind – dürfen in keinem Content-Styleguide fehlen. Dabei ist es sinnvoll, sich auf Standardwerke zu berufen. Dabei gibt es kein allgemeingültiges Regelwerk, das alle Standards für Rechtschreibung, Grammatik, Formatierung und Begrifflichkeiten festlegt. Es ist deshalb empfehlenswert, Regeln aus etablierten redaktionellen Leitfäden zu übernehmen.

Hier sind vier wichtige und international anerkannte redaktionelle Styleguides. Diese beziehen sich auf die englische Sprache. Sie beinhalten aber auch interessante Anregungen für die Erstellung von Styleguides für die deutsche Sprache:

1. Das Associated Press (AP) Stylebook: Das AP-Stylebook enthält eine Reihe von Schreibstandards, die besonders für Nachrichtenmedien relevant sind. Es ist einer der umfassendsten Styleguides und wird in verschiedensten Bereichen verwendet. Der AP-Styleguide definiert allgemein anerkannte journalistische Standards für den Sprachgebrauch, Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung.

2. Das Chicago Manual of Style: Diese weit verbreitete Sammlung von Schreibstandards wird sowohl im geschäftlichen als auch im akademischen Bereich verwendet.

3. Der Modern Language Association (MLA) Styleguide: Der MLA-Styleguide wird hauptsächlich in der akademischen Welt verwendet. Er enthält vorwiegend Richtlinien für die Formatierung wissenschaftlicher Texte und Manuskripte sowie das Zitieren von Quellen.

4. The Elements of Style: Hierbei handelt es sich um einen kurzen und prägnanten Leitfaden für das Schreiben hochwertiger, leicht verständlicher Texte. Der Schwerpunkt des Werkes liegt auf der Verwendung von klaren Formulierungen und unkomplizierten Sätzen. Die Regeln sind streng, aber eindeutig und nachvollziehbar formuliert.

Natürlich gibt es auch andere Styleguides, an denen Sie sich orientieren können! Beispiele sind das Publication Manual der American Psychological Association oder der Diversity Style Guide. 

Unabhängig davon, welche Referenzwerke Sie für die Erstellung Ihres eigenen Styleguides nutzen: Es ist wichtig, dass Sie die festgelegten Standards in Ihrem Unternehmens-Content konsequent umsetzen.

Erweitern Sie allgemeingültige Styleguides um Ihre unternehmensspezifischen Richtlinien 

Jetzt müssen Sie sich überlegen, wie Sie die grundlegenden Regeln an die Besonderheiten Ihres Unternehmens anpassen möchten. 

Es ist unerlässlich, dass Ihr Content-Styleguide auf Ihr Unternehmen und seine Zielgruppe abgestimmt ist. Schließlich soll er Ihre Markenstimme repräsentieren und Standards für die Kommunikation mit Ihren Kund*innen festlegen. 

Die folgenden Themen sind für Ihren Styleguide unbedingt relevant:

Treffen Sie den richtigen Ton

Ein ansprechender und unverwechselbarer Tonfall sorgt für Wiedererkennungswert. Er macht Texte effektiver und hilft Ihren Kund*innen dabei, eine Verbindung zu Ihrer Marke aufzubauen. 

Legen Sie eine Terminologie für Ihr Unternehmen fest 

Ihr Content-Styleguide ist der perfekte Ort, um spezielle Ausdrücke festzuhalten, die für Ihre Markensprache relevant sind. Ihr Unternehmen betreibt bereits Terminologiearbeit? Dann sorgen Sie dafür, dass das Thema auch seinen Platz im Content-Styleguide erhält. 

Unabhängig davon, ob Sie schon eine eigene Terminologie haben oder sie erst aufbauen müssen: Terminologie lohnt sich. Durch einheitliche Terminologie in Ihrem gesamten Unternehmens-Content können Kund*innen sich ein besseres Bild von Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung machen. Außerdem erhöht sie die Verständlichkeit Ihrer Texte, vermeidet Missverständnisse und erleichtert das Übersetzen.

Sie wollen mehr darüber erfahren, warum sich die Investition in Terminologie lohnt? Laden Sie jetzt unseren Leitfaden „Lebendige Terminologie für starke Unternehmen“ herunter!

Stellen Sie Grammatikregeln auf den Prüfstand 

Eine einwandfreie Grammatik ist wichtig. Wenn es um stilistische Entscheidungen geht, können bewusste Ausnahmen von der Regel allerdings angebracht sein. Beispielsweise ist es nicht grammatikalisch korrekt, einen Satz mit „und“ oder „aber“ zu beginnen. In Unterhaltungen ist dies aber gängig. 

Strebt Ihr Unternehmen einen umgangssprachlichen, lockeren Ton an? Dann ergibt es Sinn, hier in Ihrem Styleguide eine Ausnahme von der Regel festzulegen.

Treffen Sie Maßnahmen für mehr Barrierefreiheit

Mit barrierefreien Texten machen Sie nicht nur Ihren Content einem größeren Publikum zugänglich. Sie bauen zusätzlich auch mit Ihrem Content Vertrauen bei Menschen verschiedener Herkunft und Sprachfähigkeiten auf.

Daher sollte Ihr Styleguide unbedingt Standards für Klarheit und Verständlichkeit festlegen. Denken Sie auch an andere Aspekte der Barrierefreiheit, wie Alt-Texte und eine gut erfassbare Textstruktur. 

Praktische Referenzen helfen Ihren Autor*innen bei der Umsetzung der Regeln, wie z. B. eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Formatieren eines Dokuments.

Kommunizieren Sie mit inklusive Sprache

Inklusive Sprache vermittelt Menschen Respekt und Zugehörigkeit. Sie umfasst viele verschiedene Aspekte, wie beispielsweise geschichtsbewusste und geschlechtsneutrale Sprache. Indem Sie Standards für inklusive Sprache in Ihren Styleguide integrieren, sprechen Sie mit Ihren Texten automatisch ein größeres Publikum an. Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie Inklusivität in Ihre Content-Strategie integrieren können? Laden Sie unseren Acrolinx-Leitfaden zur inklusiven Sprache herunter.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Styleguide auch verwendet wird

Die größte Herausforderung, der Unternehmen nach der Erstellung ihres Styleguides gegenüberstehen: Sicherzustellen, dass alle Autor*innen ihn auch anwenden. Nachdem Sie viel Zeit in die Erstellung gesteckt haben, möchten Sie selbstverständlich nicht, dass der Styleguide in einem Ordner zusammen mit anderen PDFs verstaubt. 

Darüber hinaus lassen sich statische Styleguides nur schwer aktualisieren, wenn sich beispielsweise die Terminologie Ihres Unternehmens ändert. Und wenn Ihr Styleguide nicht stets aktuell ist, sinkt die Verwendungsrate noch weiter. Eine manuelle Prüfung auf Aspekte wie Ton, Terminologie und Stil ist aufwändig. Das führt schnell zu Engpässen bei der Fertigstellung von Texten.

Zusammenfassend: Wenn sich Ihr Styleguide nicht durchsetzt und veraltet, riskieren Sie, Content zu veröffentlichen, der Ihr Unternehmen nicht repräsentiert und Verwirrung bei Ihrem Zielpublikum auslöst. Das gilt es zu vermeiden!

Wie Technologie Ihnen bei der Einhaltung Ihres Styleguides hilft

Ein besserer Ansatz zur Durchsetzung und Einhaltung Ihres Content-Styleguides besteht darin, Ihren Styleguide zu digitalisieren. Dazu müssen Sie zunächst einmal Ihre Content-Strategie erfassen. Der nächste Schritt ist, die digitalisierten Richtlinien genau dort bereitzustellen, wo Ihre Autor*innen Content erstellen. Sie sparen auf diese Weise wertvolle Zeit, da nun alle Beteiligten jederzeit auf die neuesten Standards für die Unternehmenskommunikation zugreifen können.

Technologie beschleunigt die Content-Erstellung. Software unterstützt Ihre Autor*innen während des Schreibens, sodass sie nicht mehr für manuelle Schreibregel-Recherche den Schreibprozess unterbrechen müssen. Auf diese Weise gelingt es allen Beteiligten, klar verständlichen Content zu erstellen, der Ihre Marke widerspiegelt.

In einer Welt, die zunehmend digitaler wird, vereinfachen moderne Technologien Ihr Content-Management. Content-Governance-Software wie Acrolinx hilft Ihnen dabei, Ihrem Styleguide mehr Wirksamkeit zu verleihen. 

Und so geht’s: 

• Acrolinx vereinfacht die Erfassung und Digitalisierung Ihrer unternehmensspezifischen Content-Präferenzen.
• All Ihre Autor*innen (unabhängig von Abteilung und Standort) passen ihren Schreibstil an Ihre Content-Richtlinien an.
• Autor*innen erhalten Unterstützung beim Schreiben inklusiver und barrierefreier Texte.
• Ihr Unternehmen erhält eine konsistente Stimme mit Wiedererkennungswert. 
• Durch die Integration in alle gängigen Content-Tools wird die Content-Produktion effizienter.
• Sie sparen Kosten, da die Übersetzung und Lokalisierung durch eine konsistente Terminologie leichter gelingt.
• Durch den Einsatz von KI und Content-Automatisierung erstellen Sie noch schneller markengerechten Content. 
• KI-Leitplanken für Ihren Content schützen vor den Folgen von nicht akkuraten oder konformen KI-Texten.

Schreiben Sie konsistente, hochwertige Texte mit Acrolinx

Um neue Kund*innen anzusprechen und eine höhere Kund*innenbindung zu erzielen, müssen Sie das gesamte Potenzial Ihres Content-Styleguides ausschöpfen. Acrolinx hilft Ihnen dabei, dieses Ziel zu erreichen. Mit unserer Plattform können Sie Ihre Content-Richtlinien effizient definieren, implementieren und pflegen, indem Sie den Styleguide Ihres Unternehmens digitalisieren. Unsere Schreibunterstützung ist in vielen gängigen Content-Tools verfügbar. Sie unterstützt Ihres Autor*innen dabei, Content zu erstellen, der den Ton Ihres Unternehmens konsistent trifft. 

Acrolinx sorgt dafür, dass Sie das gesamte Potenzial Ihres Contents ausschöpfen können. Gleichzeitig wird die Content-Produktion effizienter – Sie gewinnen Zeit und Ressourcen zurück, die Sie in andere wertvolle Aktivitäten investieren können.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Acrolinx Ihren Content-Styleguide zum Leben erwecken kann? Kontaktieren Sie uns.