Content-Erstellung outsourcen: Wenn Autor*innen nicht in der eigenen Sprache arbeiten

Die richtige Balance zwischen Kosten, Qualität und Effizienz bei der Content-Produktion zu finden, ist für große Unternehmen eine enorme Herausforderung. Das Outsourcing der Texterstellung hilft Unternehmen, ihre Content-Produktion weiter auszubauen. Nicht-erstsprachliche Autor*innen bringen dabei oft frische Perspektiven und einzigartiges Fachwissen mit, beides Qualitäten, die für die Content-Produktion äußerst bereichernd sein können.

Mittlerweile nehmen zahlreiche Unternehmen Künstliche Intelligenz als kostengünstige Alternative zu fremdsprachlichen Autor*innen wahr. KI-Tools können schneller als Menschen Content produzieren. Im Vergleich zum traditionellen Outsourcing verkürzt sich die Erstellungs- und Bearbeitungszeit enorm. Dennoch behalten menschliche Kreativität und kulturelles Verständnis weiterhin einen hohen Stellenwert. 

Wie sieht Ihre Strategie aus? Ob Sie Content in einem globalen Team erstellen, generative KI einsetzen oder eine Kombination aus beidem nutzen – in diesem Beitrag warten wichtige Informationen auf Sie!

Welche Gründe sprechen für das Outsourcing der Content-Erstellung?

Es kann mehrere Vorteile haben, sich für ein Outsourcing der Content-Erstellung zu entscheiden. Welche das sind, erfahren Sie im Folgenden.

Kosteneffizienz

Einer der Hauptgründe für das Auslagern der Content-Produktion ist die damit einhergehende Kostenersparnis. Die Einstellung interner Autor*innen, insbesondere in Regionen mit hohen Löhnen, ist teuer. Die Beauftragung von Freiberufler*innen oder Agenturen in Ländern mit niedrigeren Arbeitskosten ist vergleichsweise erschwinglicher. Besonders relevant ist das für Unternehmen, die große Mengen an Content wie Blogs, White Papers und Technische Dokumentation produzieren.

Kürzere Lieferzeiten

Durch Outsourcing sind Autor*innen global verteilt. Unternehmen sind in der Lage, rund um die Uhr Content zu produzieren, da die Autor*innen in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. So können Unternehmen die Lieferfristen verkürzen und schnellere Bearbeitungszeiten bieten, ohne ihre internen Teams zu überlasten.

Zugriff auf Fachkenntnisse

Viele nicht-erstsprachliche Autor*innen verfügen über Fachwissen in Nischenbereichen wie Technische Dokumentation, juristischen Texten oder medizinische Inhalte. Durch Outsourcing können Unternehmen von diesen Fachkenntnissen profitieren, ohne in umfangreiche interne Fortbildungen investieren zu müssen.

Outsourcing der Content-Erstellung an nicht-erstsprachliche Autor*innen – der Ablauf

Wenn sie sorgfältig durchgeführt wird, ist es sehr effektiv, die Content-Erstellung an fremdsprachliche Teams auszulagern. Befolgen Sie dafür am besten diese Schritte:

1. Definieren Sie Ihre Anforderungen klar: Beginnen Sie mit der Frage, welche Content-Art benötigt wird – zum Beispiel Marketingtexte, Technische Dokumentation oder Blogbeiträge. Definieren Sie den Umfang, die Tonalität und weitere stilistische Merkmale des Content-Projekts. Wenn Sie alles festgelegt haben, können Sie sich auf die Suche nach den passenden Autor*innen oder Agenturen machen.
2. Wählen Sie die passenden Fachkräfte aus: Plattformen wie Upwork, Fiverr und Branchennetzwerke sind ausgezeichnete Orte, um qualifizierte nicht-erstsprachliche Autor*innen zu finden. Prüfen Sie die Kandidat*innen, indem Sie ihre Portfolios sichten, Interviews führen und kleine Testprojekte vergeben.
3. Detaillierte Briefings bereitstellen: Ein umfassendes Briefing ist bei der Zusammenarbeit mit Nicht-Erstsprachler*innen besonders wichtig. Geben Sie Details wie die Zielgruppe, den Tonfall, die Kernbotschaften und die Anforderungen an die Formatierung an.
4. Kollaborationstools nutzen: Verwenden Sie für die Zusammenarbeit Tools wie Google Docs, Trello oder Asana. So können Sie die Kommunikation reibungslos gestalten und Fristen im Auge behalten.
5. KI-Tools zur Qualitätssicherung einsetzen: Software wie Acrolinx hilft Ihnen dabei, sprachliche Konsistenz und akkurate Formulierungen zu gewährleisten. So stellen Sie sicher, dass alle Texte Ihren Schreibregeln und anderen relevanten Richtlinien – unabhängig davon, wer sie erstellt hat.

KI-generierter Content vs. Outsourcing an externe Autor*innen

Wie oben bereits kurz erwähnt, ziehen viele Unternehmen KI-generierten Content als Alternative zur Beschäftigung externer Autor*innen in Betracht. KI bietet zwar Vorteile, aber auch Einschränkungen. Sie ersetzen keine menschlichen Autor*innen, sondern sind – richtig eingesetzt – eine hilfreiche Unterstützung. Lassen Sie uns einige davon zusammenfassen:

Vorteile von KI-generiertem Content

1. Geschwindigkeit und Planbarkeit: KI-Tools wie ChatGPT oder Jasper erstellen Content in Minutenschnelle. So ermöglichen sie Unternehmen, ihre Content-Produktion mühelos zu erweitern.
2. Kosteneinsparungen: Sobald ein KI-System eingerichtet ist, verursacht die Content-Produktion im Vergleich zur Beschäftigung externer Autor*innen nur noch minimale Kosten.
3. Konsistenz: KI kann richtig konfiguriert dabei helfen, einen einheitlichen Ton und Stil beibehalten.

Nachteile von KI-generiertem Content

1. Mangel an Originalität: KI stützt sich auf bereits vorhandene Daten. Das kann zu generischem oder sich wiederholendem Content führen, dem es an der menschlichen Note fehlt.
2. Kulturelle und kontextbezogene Lücken: KI hat oftmals Schwierigkeiten, kulturelle Nuancen zu erfassen oder Content an bestimmte regionale Kontexte anzupassen. Für die Ansprache eines globalen Publikums ist das jedoch von entscheidender Bedeutung!
3. Begrenzte Fachkenntnisse: KI kann zwar Allgemeinwissen reproduzieren. Allerdings fehlt ihr oft das tiefgreifende Fachwissen zu technischen oder äußerst speziellen Themen, das spezialisierte menschliche Autor*innen mitbringen.
4. Compliance-Risiken: KI-generierter Content kann ungenau sein oder Formulierungen enthalten, die nicht den gesetzlichen Standards entsprechen. Das stellt ein Risiko dar, das je nach Branche besonders kritisch sein kann.

Wie KI die ausgelagerte Content-Produktion bereichert

KI steht nicht in Konkurrenz zu externen Autor*innen, aber können die ausgelagerte Content-Produktion bereichern. So können Unternehmen KI beispielsweise dazu nutzen, um erste Entwürfe zu erstellen. Diese können dann von menschlichen Autor*innen verfeinert werden. Auf diese Weise sind Klarheit, Originalität und der richtige Ton gewährleistet.

KI-Tools können auch für repetitive Aufgaben wie Keyword-Optimierung oder Grammatikprüfungen äußerst nützlich sein. Autor*innen werden auf diese Weise entlastet. Sie können sich entsprechend mehr auf kreative und strategische Aspekte der Content-Produktion konzentrieren. Dadurch, dass die Stärken beider Parteien aufeinander treffen – die hohe Geschwindigkeit und Effizienz von KI mit der Kreativität und dem Fachwissen externer Autor*innen – können Unternehmen qualitativ hochwertigen Content produzieren und gleichzeitig Zeit und Kosten sparen. 

Herausforderungen beim Outsourcing der Content-Produktion an nicht-erstsprachliche Autor*innen

Obwohl Outsourcing viele Vorteile bietet, bleiben Herausforderungen nicht aus:

Kulturelle Nuancen

Nicht-erstsprachliche Autor*innen verwenden möglicherweise unwissentlich Phrasen oder Redewendungen, die bei Ihrer Zielgruppe nicht wie gewünscht ankommen oder nicht ganz schlüssig klingen. Das ist besonders bei Marketingtexten kritisch, da der kulturelle Kontext ihre Wirksamkeit entscheidend beeinflusst.

Inkonsistenz bei der Technischen Dokumentation

Technische Dokumentation erfordert eine präzise und konsistente Sprache. Nicht-Erstsprachler*innen haben möglicherweise Schwierigkeiten, branchenspezifischen Jargon konsistent zu verwenden. Dies kann dazu führen, dass die jeweilige Zielgruppe durch Unstimmigkeiten verwirrt wird.

Qualitätskontrolle

Insbesondere dann, wenn mehrere Autor*innen zusammenarbeiten, ist es herausfordernd, eine gleichbleibend hohe Sprachqualität zu wahren. Inkonsistenzen im Schreibstil, im Tonfall und in der Grammatik können die Identität einer Marke schwächen.

Strategien für das erfolgreiche Outsourcing der Content-Produktion

Die Bewältigung der oben genannten Herausforderungen erfordert einen strategischen Ansatz. Hier sind einige bewährte Strategien für eine erfolgreiche Umsetzung:

Nutzen Sie KI-gestützte Content-Governance-Software

Content-Governance spielt eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung der Qualität und Konsistenz von Content. Ein Aspekt davon ist Terminologiemanagement, das für konsistenten Content und weniger Fehler in der Dokumentation sorgt. Ein weiterer wichtiger Bereich ist das Prüfen auf nicht-inklusive Formulierungen. Auf diese Weise können Unternehmen vorurteilsbehaftete oder nicht-inklusive Sprache erkennen und korrigieren. 

Content-Governance-Software bringt die genannten Fähigkeiten mit und verhilft zu Content, der alle Erwartungen erfüllt – unabhängig davon, wer ihn erstellt hat. So verbessern Unternehmen auf lange Sicht die Qualität des gesamten Contents und machen die Content-Produktion effizienter.

Erstellen Sie detaillierte Briefings und Styleguides

Beim Outsourcing der Content-Produktion ist es unerlässlich, detaillierte Anweisungen zu geben. Nehmen Sie Folgendes unbedingt in Ihre Briefings auf:

• Zielgruppenprofil
• Gewünschter Ton und Stil (z. B. formell, umgangssprachlich)
• Schlüsselbotschaften oder Themen, die hervorgehoben werden sollen
• Beispiele für bevorzugten Content

Styleguides sollten Grammatikregeln und Formatierungspräferenzen ebenso enthalten wie Regeln zu Tonalität, inklusiver Sprache und Terminologie.

Investieren Sie in Schulungen

Erwägen Sie, Schulungen für Autor*innen anzubieten, für die die Sprache Ihrer Marke nicht die Erstsprache ist, um ihnen die Markenidentität, -Werte und -Ziele näherzubringen. Bereits ein einstündiger Workshop kann die Qualität der Ergebnisse erheblich verbessern.

Erstellen Sie eine allgemeingültige Terminologiedatenbank

Für das Outsourcing Technischer Dokumentation ist eine einheitliche Terminologiedatenbank von unschätzbarem Wert. Sie hilft allen Autor*innen, eine konsistente Terminologie zu verwenden. So werden Fehler reduziert und das Verständnis der Benutzer*innen verbessert.

Compliance beim Outsourcing von Technischer Dokumentation gewährleisten

Insbesondere in Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen und der Fertigung legen Unternehmen viel Wert auf Compliance. Beim Outsourcing von Technischer Dokumentation ist es daher wichtig, diesem bewährten Verfahren zu befolgen:

1. Stellen Sie sicher, dass die Autor*innen mit den Anforderungen vertraut sind: Vergewissern Sie sich, dass die externen Autor*innen die relevanten Vorschriften wie die DSGVO, die FDA-Richtlinien oder ISO-Normen einhalten.
2. Verwenden Sie Compliance-Tools: Tools wie Acrolinx stellen die Einhaltung von Vorschriften sicher, indem sie Autor*innen auf Formulierungen aufmerksam machen, die nicht den regulatorischen Standards entsprechen.
3. Regelmäßige Audits durchführen: Überprüfen Sie outgesourcten Content regelmäßig, um sicherzustellen, dass er sowohl den behördlichen als auch den Markenrichtlinien entspricht.
4. Zusammenarbeit mit internem Fachpersonal: Beziehen Sie Expert*innen und Compliance-Beauftragte in den Prozess der Content-Prüfung ein, um kostspielige Fehler zu vermeiden.

Organisation und Qualitätssicherung bei externen Content-Teams

Eine zielführende Organisation ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Outsourcing-Strategie. Hier sind einige Tipps für die Organisation und Qualitätssicherung Ihres extern erstellten Contents:

Klare KPIs festlegen

Legen Sie zunächst klare Leistungskennzahlen (KPIs) fest, die definieren, was Erfolg für Ihren Content bedeutet. Dazu gehören unter anderem: 

• Marker für die Content-Qualität 
• Fristen
• Engagement-Kennzahlen
• Seitenaufrufe oder Klickzahlen 

Diese KPIs sollten Sie Ihren Autor*innen am besten im Voraus mitteilen. So können Sie sich sicher sein, dass gegenseitiges Verständnis herrscht und die Ziele klar gesteckt wurden.

Regelmäßigen Austausch pflegen

Regelmäßige Kommunikation ist wesentlich, wenn Sie die Content-Erstellung durch externe, fremdsprachliche Teams managen. Planen Sie wöchentliche oder zweiwöchentliche Check-ins, um Fortschritte zu besprechen, Herausforderungen anzugehen und zeitnahes Feedback zu geben. Diese Treffen helfen dabei, Projekte auf Kurs zu halten und Missverständnisse zu klären, bevor sie sich zu größeren Problemen entwickeln.

Tools für die Zusammenarbeit verwenden

Um die Zusammenarbeit zu fördern, verwenden Sie Tools wie Slack, Microsoft Teams, Asana oder Basecamp, um für eine einheitliche Kommunikation zu sorgen, Ressourcen zu teilen und Projektaktualisierungen in Echtzeit zu verfolgen. Wenn es darum geht, Teams bei der Einhaltung Ihrer Schreibstandards zu unterstützen, sollten Sie in Erwägung ziehen, Ihren Styleguide zu digitalisieren und ihn Ihren Autor*innen in den Anwendungen bereitzustellen, in denen sie arbeiten. So sparen Autor*innen wichtige Zeit, die sie sonst mit Styleguide-Recherche verbringen müssten, um den richtigen Ton, Stil oder die richtige Terminologie zu treffen.

Implementieren Sie einen Feedback-Loop

Geben Sie regelmäßig konstruktives Feedback, um Ihren Autor*innen dabei zu helfen, Verbesserungspotenzial zu erkennen und umzusetzen. Würdigen Sie ihre Leistungen und Beiträge, um Vertrauen aufzubauen und eine positive Arbeitsbeziehung zu fördern. Die Verwendung einer Content-Governance-Software mit redaktioneller Unterstützung kann beim Feedback-Geben eine große Hilfe sein und viel Zeit sparen – natürlich ersetzt sie aber nicht die persönliche Rückmeldung.

Qualitätsstandards einhalten, Content-Performance sichern

Externe Autor*innen bringen unterschiedliches Wissen und ihren ganz eigenen Stil mit. KI-Tools erleichtern die Zusammenarbeit mit externen Content-Teams, machen Sie aber nicht obsolet. Am sinnvollsten ist es, wenn Menschen und KI Hand in Hand arbeiten. Dabei stellt Acrolinx sicher, dass alle Autor*innen – ob Mensch oder KI – den gleichen Qualitätsrahmen für Ihren Content einhalten. So sorgt Ihr Content für ein einheitliches Bild bei Ihren Kund*innen.

Durch die frühzeitige Integration von Content-Governance in den Prozess der Content-Erstellung sorgt Acrolinx für weniger Verzögerungen und reduziert lästige Nacharbeiten. Durch Content-Qualitätssicherheit, die sich auch automatisieren lässt, wirkt die Software-Lösung der Veröffentlichung von minderwertigem Content entgegen. Auf diese Weise sparen Unternehmen Kosten und wahren den Ruf der Marke. Acrolinx unterstützt Sie zudem bei der Lokalisierung und Übersetzung von Content und passt verschiedene Textarten an globale Standards an. Bei Content-Prozessen, an denen verschiedene Autor*innen beteiligt sind, hilft es dabei, eine konsistente Terminologie über verschiedene Sprachen hinweg zu gewährleisten. Das steigert die Effizienz und führt zu weniger kostspieligen Nacharbeiten.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Acrolinx global verteilte Teams jeder Größe unterstützt? Nehmen Sie an unserem Produkt-Webinar teil, das im Zwei-Wochen-Takt stattfindet.